Her er noen tips om hvordan man, etter min mening, bør organisere datamaskinen - gjerne på sin kjære Mac. Jeg har mange års erfaring og har prøvd det meste, men kommer alltid tilbake til renhet og enkelhet og noen enkle tilpasninger. Her kommer min fasit.
Først: Ikke overdriv
Alle slags" hacks" (mangler et bedre ord) er mulig, desktopen kan være spesialtilpasset og man kan ha snarveier herfra til Nepal og ørtogfjørti mapper og ikoner. Hvis det ikke er der for en svært god grunn (helst at det gjør deg mer produktiv), kutt det ut!
Utseende
Personlige tips:
- Kun gjennomsiktighet hvis det har en funksjon. Jeg slår av gjennomsiktig menylinje og glorete dock
- Ikke for fargesparkende bakgrunn. Tro det eller ei, men man blir mindre lei av å ha en nøytral bakgrunn på skrivebordet. Et enkelt mønster i noenlunde nøytrale farger er det beste. Noen sier at de som jobber med farger o.l helst skal ha bakgrunnen grå og ikke for mye eyecandy.
- Ikke pøs på med dingsebomser som tar fokus vekk fra det du jobber med. Kalendere, popumeldinger, chat, mail, klokker som alltid synes og lager lyd og errorlyder er støy for øyet og øret. Keep it simple! Har dingsebomsen en produktiv funksjon er det greit, hvis ikke kan du heller hente dette frem ved behov.
- Ha "alt" du skal bruke tilgjengelig i "fingerspissene" dine (via snarveier eller helst tastatursnarveier).
- Bruk rett verktøy til rett jobben. Jo mer du må rote rundt for å finne funksjonalitet, jo mer kaster du bort tiden din. Rett verktøy kan være rett maskin, rett OS og/eller rett programvare. F.eks kan Adobe Photoshop gjøre veldig mye, men hvor mye utnytter du - og er du mindre produktiv i et annet program som kanskje ikke kan like mye, men som gjør 99,9% av det du er ute etter? Utrolig mange penger brukes hvert år på datautstyr og programvare som folk ikke kan bruke. Og utrolig mye tid brukes på å få ting til å funke i stedet for å fokusere på det man faktisk skal gjøre.
- Unngå rot så mye som mulig. Rot på dataen er som rot hjemme. Det kan funke for noe, men man blir generelt mindre produktiv at det. Hvis du f.eks må lete etter kniv og gaffel bruker du mer energi og det tar lengre tid før du får i deg mat - sånn er det bare.
Men: Kan du forbedre produktiviteten - gjør det som måtte passe deg! Alt er mulig.
Eksempel på desktop - klikk for stor versjon
Finn det du leter etter - kjapt
Organisering er viktig, men også en god søkemotor kan være gull verd.
1) Organisering: Dagens harddisker er enorme og organisering er viktig - men egentlig nokså enkelt. Det er ikke sikkert skillene alltid er så klare i dataverdenen, men ikke vær redd for å sortere, bruke mapper og å lage et system som fungerer for deg - gjerne som rom i et hus. Alle "maskiner" i dag organiserer stort sett ting for deg og har mange "forslag" - bruk det aktivt! Det værste jeg vet er folk som lagrer alt på skrivebordet.
2) Metadata: Dette punktet blir stadig viktigere. Ett eksempel på viktig metadata for meg er bildene mine. Jeg er dessverre litt for dårlig til dette, men bildene mine inneholder informasjon (les: metadata) om når de er tatt, hvor de er tatt, hvem som er på bildet, hvilket kamera som har att bildet og hvilke innstillinger kameraet hadde da bildet ble tatt. F.eks kan jeg tagge alle personer på et bilde og dette gjør at jeg f.eks lett kan finne alle bilder av datteren min ved å søke etter bilder som er tagget med hennes navn. Jeg kan f.eks også søke etter bilder av datteren vår tatt i Frognerparken mellom kl 10 og 16 i juni 2008 i løpet av sekunder. Hvis noe har metadata og kan bruke det, gjør det ofte hverdagen enklere. Men det kan være du må gjøre en manuell jobb innimellom. Gjør du dette i det du f.eks legger inn bilder slipper du senere å gå gjennom tusenvis av bilder. Jeg har ikke gjort det og jeg angrer.
3) Søkemotorer: Men dagens kompleksitet trenger man noen ganger hjelp. Hvor var det du leste oppskriften på eplekake, hvor ble den av den pdfen med info fra SAS, eller den mailen der sjefen lovte deg fri neste helg. Spotlight på Mac er nokså kjent, men alt for lite brukt, synes jeg. Denne funksjonen som alltid ligger øverst til høyre på skjermen fungerer som kalkulator, kan starte programmer, søke via google, ordbøker, finne mail, innhold i mail, websider du har besøkt, dokumenter, innhold i dokumenter, fonter, presentasjoner osv osv osv. Spotlight scanner gjennom alle dine dokumenter som lagres på harddisken - i det de blir lagret - websider du er innom (og kan lagre oversikt i opptil ett år), leser gjennom metadata på filmer og musikk osv. En alltid tilgjengelig snarvei og en alltid tilgjengelig meny. Ekstremt god til å starte programmer - og det minimerer behovet snarveier.

Søk etter ordet "Skavlan" via spotlight på Mac. Finner treff på websider jeg har besøkt, dokumenter og mail for å nevne noe.
Lag en tullemappe
At man aktivt bruker maskinen skulle bare mangle. Man laster ned ting, lagrer dokumenter, bilder og tull. Etter hvert kan det bli uoversiktelig. Den enkleste ryddingen jeg vet om er å opprette en mappe som jeg f.eks kaller "tmp", eller hvis det er filer på desktopen "gammel desktop" e.l. Så ser jeg kjapt gjennom filene som roter det til og flytter alle som jeg ikke umiddelbart kaster inn i denne mappen. Kanskje jeg oppbevarer mappen noen dager/uker, men skal jeg rydde eller kaste ting, så forsvinner den i søpla. Var det noe der du burde tatt vare på og som du kastet? Da tok du ikke vare på det fra første stund. Og så er jo jeg en av de som har backup da, så alt er nok ikke tapt likevel - se lengre ned.
Et annet tips: Kast ting som du garantert skal kaste i søpla med en gang - og slett søpla umiddelbart. Ikke la ting ligge der i ukesvis. Dermed frigjør du plassen på harddisken og ting som uansett er søppel forsvinner.
Bruk tastatursnarveier
Dette sparer du mye tid på, det effektiviserer hverdagen og gjør deg fantastisk mye mer produktiv. Og som en bonus forhindrer det kanskje musesyke? Alt for lite brukt og fokusert på når man legger til rette for IT som arbeidsverktøy. Fordelen med Mac er at den er svært konsekvent, at så mange snarveier går igjen i så mange programmer og at mange snarveier har vært med siden 80-tallet. Jeg bruker musa jeg også, selvsagt - det kommer litt an på hva jeg skal gjøre - men teoretisk kan jeg jobbe så og si uten og det er rett og slett så mye mer effektivt i mange tilfeller at det ikke er noe å tenke over engang. Husk også at du kan programmere/reprogrammere og skru på mange snarveier hvis du ikke er 100% fornøyd. På Mac gjør du dette via system prefs-->keyboard.
Ha en maskin som fungerer
Mitt beste tips for å unngå at alt skjærer seg er: Rydd opp en gang i året. Du skal selvsagt alltid ha en backup av de viktigste filene dine (et langt tema i seg selv og jeg kommer litt inn på det nederst i dette innlegget), og denne skal du bruke aktivt en gang i året. Da er mitt tips at du sletter hele harddsiken fullstendig og reinstallerer operativsystemet og basis-programmene fra scratch, installerer ekstra programvare etter behov - gjerne den siste og beste utgaven - og så henter tilbake dine viktigste filer og de tingene du trenger umiddelbart.
Personlig bruker jeg en taktikk med å "bygge på" maskinen etter hvert som behovet melder seg. Selv om jeg sletter hele harddisken er jeg oppe og på nett på en halv time, da med en reinstallert basis-maskin. En halv time senere har jeg så alle brukere og innstillinger rundt dette på plass, antakelig den programvare jeg trenger inntil videre og er i gang med å hente tilbake deler av siste backup. Dette kan godt skje i bakgrunnen, mens jeg er produktiv med noe annet i forgrunnen. Det behøver altså ikke å ta all verdens tid - og enkelte programmer og filer kan kanskje vente en dag eller to. Jeg opplever at jeg ved å gjøre dette årlig fjerner masse gammelt søppel og får en ny og frisk start. Programmene installeres på nytt og får "ferske" innstillinger. Noen programmer man ikke har brukt på lenge forsvinner kanskje i prosessen, og man ser klart og tydelig hva man egentlig trenger av både programvare og dokumenter/filer. Av og til bytter jeg til en nyere maskin eller nyere versjon av operativsystemet i det jeg gjør denne øvelsen...
PS: Et tips for de usikre på Mac er å bruke programmet Carbon Copy Cloner, eller evt SuperDuper og klone harddisken til en ekstern firewiredisk f.eks. Alt, absolutt alt, blir med over og man kan starte fra denne disken hvis man vil og klone tilbake hvis man så ønsker alt tilbake (obs: dette trikset bør man være litt forsiktig med ved bytte av maskin, men fungerer strålende ellers).
Og da er siste punkt: Backup
Backup backup backup. Ta backup - og test gjerne backupen. Og ha en så enkel backup at du gidder å ta backup. Dessuten: husk forskjellen på backup og arkivering. Dersom harddisken ryker NÅ, så skal backupen sørge for at du i hvert fall redder dine viktigste filer og få deg kjapt opp igjen. Arkivering er dog over lengre tid og ikke alltid ting du trenger umiddelbart, men likevel ønsker å ta vare på. Det siste krever nøyere tanke og organsiering. Husk også at filer som lagres over lang tid skal være tilgjengelig senere. Kjøper du ny maskin og ny programvare - vil da filene kunne åpnes?
Mac har Time Machine som er superenkelt og en god backupløsning for hjemmebrukere. Her er en kjapp demo:
Personlig tips: Bilder og musikk/filmsamlingen, samt en del annet småtteri har blitt så viktig for meg at jeg nå har en ekstern diskenhet bestående av 4 harddisker, hvorav en kan ryke uten at noe av innholdet går tapt. Denne enheten lagrer alt av musikk, film, bilder og en del andre filer, samt at den har en liten del som brukes til TimeMachine-backup (maskinen min tar automatisk backup av alle endringer hver 4. time - opptil 500GB med data. Da slettes det eldste automatisk). Det gir en god sikkerhet mot harddiskfeil og hvis noe skulle ryke, så er jeg rimelig sikret. Men jeg er ikke sikret mot brann eller uheldig sletting av en del av innholdet. Jeg arkiverer derfor i tillegg mesteparten av det samme innholdet til en ekstern harddisk som jeg oppbevarer utenfor huset (jeg tar disken med hjem 4-5 ganger i året og arkiverer alt innhold på nytt for så å frakte den bort igjen). Brenner huset ned mister jeg dermed kanskje 2-3 måneder med innhold, men ikke absolutt alt. Spesielt bilder av barna er viktige for meg.
Her er en demo av en slik dings som jeg har for lagring: